Договор не возвращен

Содержание

Что делать, если заказчик не подписывает акт выполненных работ

Договор не возвращен

Акт выполненных работ — первичный документ, который подтверждает выполнение работ или оказание услуг. Он регистрирует факт совершения сделки и служит основанием для её отражения в налоговом и бухгалтерском учёте.

Когда подрядчик закончит работу, заказчик обязан осмотреть результат и подписать оригинал акта выполненных работ.

Если у заказчика есть претензии к срокам или качеству работ, он может дать письменный отказ от подписания акта, указав на выявленные недостатки (ст. 753 ГК РФ).

Требования к оформлению актов установлены ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Отсутствие оригинала акта не позволяет исполнителю требовать оплату, а заказчику — включить уплаченную сумму в расходы, уменьшающие налоговую базу по прибыли.

Иногда не подписанный или подписанный в одностороннем порядке акт выполненных работ может привести к доначислениям и штрафам при налоговой проверке.

В случаях, когда между заказчиком и исполнителем есть спор по объёму или качеству работ, стороны не имеют права отражать их стоимость в учёте до конца судебного разбирательства.

Включить эти суммы в налогооблагаемые базы по НДС, прибыли или УСН можно только после разрешения судом всех спорных вопросов (письмо Минфина РФ от 31.12.2014 № 03-03-06/1/68990, постановление Арбитражного суда Центрального округа от 15.07.2020 по делу № А09-6014/2019).

Три причины невозврата актов выполненных работ — алгоритм действий

Чаще всего отказ от подписания акта выполненных работ вызван одной из трёх причин:

  • сотрудники заказчика забыли отправить документы или экономят на почтовых расходах;
  • у заказчика есть претензии к качеству или объёму работ;
  • у заказчика нет денег или он не хочет платить. 

Первый вариант подразумевает, что исполнитель получил оплату — вопрос в том, как отразить это в бухгалтерском учёте при отсутствии первичных документов. Второй и третий варианты, напротив, говорят о наличии спора между исполнителем и заказчиком. Рассмотрим каждый из трёх случаев.

Сотрудники заказчика халатно относятся к документам или экономят на почтовых расходах

Бывает, что заказчика всё устраивает, но он просто перечисляет деньги, пренебрегая обязанностью по оформлению документов. Исполнители в этом случае обычно не переживают, ведь работы или услуги оплачены.

На самом деле, пока не подписан акт, перечисленные средства принадлежат заказчику и считаются авансом, а значит, он может в любой момент потребовать их обратно.

Нет акта — нет доказательств того, что аванс отработан.

Если заказчики не возвращают акты выполненных работ, повлиять на них достаточно сложно. Но в ваших силах выстроить у себя систему, которая позволит уменьшить связанные с этим риски: 

  1. Назначьте ответственного за работу с актами выполненных работ. Его задача — отслеживать возврат документов и вести учёт заказчиков, которые не вернули оригиналы на конец отчётного периода.
  2. Включите в договор условие о сроках, в которые заказчик должен принять работы или предъявить возражения на полученный акт. Укажите, что будете считать работы принятыми, если не получите ответ в срок.
  3. Предусмотрите в договоре штрафные санкции за невозврат документов в установленные сроки.
  4. Отправляйте документы так, чтобы у вас были доказательства их доставки. При передаче с курьером составляйте опись в двух экземплярах и требуйте отметку о получении, а по почте отправляйте заказные письма. Или используйте электронный документооборот, который сокращает время на доставку и фиксирует точную дату и время отправки и получения документов.
  5. Свяжитесь с контрагентом и постарайтесь выяснить причины задержки документов. Сообщите, что в случае проведения встречной документарной проверки, вы не сможете предоставить налоговой акт выполненных работ и подтвердить факт совершения хозоперации.
  6. Если в договоре есть условие о том, что при отсутствии акта работы принимаются автоматически, в установленный срок отразите их в учёте. Если такого условия нет — отправьте заказное письмо с претензией и требованием принять работы и подписать приложенные документы. Дополнительно укажите, через какой срок вы примете работы в одностороннем порядке и отразите оплату в учёте.
  7. Обратитесь в суд с требованием понудить заказчика подписать акты выполненных работ.

У заказчика нет денег или желания платить

Иногда заказчики не подписывают акты выполненных работ, чтобы не платить. На такой случай в законе есть специальный механизм, который защищает подрядчиков от недобросовестных контрагентов и помогает получить оплату. 

Долг можно взыскать в судебном порядке, если выполнить все шаги из приведённой инструкции:

  1. Письменно уведомите заказчика об окончании работ и пригласите его для осмотра результата и подписания акта приёма-сдачи. Это нужно, чтобы суд признал действительным акт, который исполнитель подпишет в одностороннем порядке. Нельзя ссылаться на односторонний акт, если заказчика не известили об окончании работ и не вызвали для приёмки (п. 8 Обзора практики разрешения споров по договору строительного подряда, приведённого в Информационном письме Президиума ВАС РФ от 24.01.2000 № 51).

    Уведомление нужно передать лично под роспись работникам заказчика или направить почтовым отправлением с описью вложения и уведомлением о вручении.

    Приложите два экземпляра акта выполненных работ с указанием полного перечня работ и услуг, их количества и стоимости.

    Если в процессе работ составлялась исполнительская документация, приложите её тоже (технические паспорта, гарантийные обязательства, сертификаты на сырьё и материалы, использованные при выполнении работ и пр.).

  2. Проведите комиссию по приёмке в назначенное время. Если представители заказчика не явились, исполнитель имеет право в одностороннем порядке составить акт, самостоятельно подписать его и принять работы без участия заказчика. Для строительного подряда это прямо установлено п. 4 ст. 753 ГК РФ, для других видов работ эта же норма применяется по аналогии (п. 1 ст. 6 ГК РФ).
  3. Направьте заказчику акт, подписанный в одностороннем порядке, счёт на оплату и претензию с требованием оплатить выполненные работы. Всегда делайте опись вложения и сохраняйте квитанции об отправке писем.
  4. Соберите доказательства того, что работы действительно были выполнены и их рыночная стоимость соответствует цене, которую должен уплатить заказчик. Подтверждением реальности, качества и объёма работ могут быть заключения экспертов, отчёты специалистов, технические задания, фото и видео-съемка, договоры, переписка с заказчиком или иным лицом, которое реально использует результат работ и в чьих интересах они производились. Набор доказательств зависит от ситуации и в каждом случае определяется индивидуально.
  5. Обратитесь в суд с требованием взыскать оплату за выполненные работы или оказанные услуги. Помимо акта выполненных работ, к иску приложите все собранные доказательства. Ваша задача — доказать суду реальность выполненных работ, их объём, качество и согласованную стоимость.

У заказчика есть претензии к качеству или объёму работ

Клиент не принимает работы, так как не доволен их качеством или объёмом. Он готов заплатить и подписать акт выполненных работ, если недостатки будут устранены. В этом случае нужно постараться мирно решить возникшую проблему.

  1. Попросите заказчика в ответ на акт выполненных работ письменно подготовить отказ от его подписания. В документе он должен подробно изложить, какие недостатки выявлены и что именно не соответствует требованиям или техническому заданию. 
  2. Создайте двустороннюю комиссию из представителей заказчика и подрядчика. Цель комиссии — совместно осмотреть результат работ и решить, что именно и в какие сроки будет исправлено. В результате работы комиссии составьте акт о выявленных недостатках работ и установите сроки их устранения. Если в возникновении дефектов виноват заказчик, то, как правило, недостатки устраняются за его счёт. Об этом составляется отдельная смета.
  3. Отправьте после устранения недостатков новый акт выполненных работ, а также акт об устранении недостатков. При необходимости снова соберите комиссию и назначьте день приемки результата.

Когда сторонам не удалось договориться о сдаче-приёмке выполненных работ, в том числе и после исправления недостатков, обратитесь в суд. Суд с помощью экспертизы определит реальный объём и стоимость работ. Исполнитель обязан доказать выполнение работ, а заказчик — наличие недостатков качества или объёма работ.

Порядок учёта доходов и НДС, когда не подписаны акты

Способ признания доходов и расходов зависит от закреплённого в учётной политике метода учёта. При методе начисления доходы и расходы признаются по факту отгрузки. При кассовом методе — на момент оплаты.

Таблица поможет правильно отразить выручку и учесть НДС при отсутствии актов выполненных работ.

Ситуация Порядок учёта (кассовый метод) Порядок учёта (метод начисления)
Заказчик оплатил работы и не оформил акт
  1. Отразите выручку на день оплаты.
  2. Подпишите акт в одностороннем порядке с соблюдением наших рекомендаций.
  1. Подпишите акт в одностороннем порядке с соблюдением наших рекомендаций.
  2. Отразите в учёте выручку и входной НДС на день подписания акта.
Заказчик не вернул акт, чтобы не платить
  1. Подпишите акт в одностороннем порядке с соблюдением наших рекомендаций.
  2. Отразите в учёте направление претензии.
  3. Взыщите задолженность в судебном порядке.
  4. Отразите в учёте выручку на день фактического получения денег.
  1. Подпишите акт в одностороннем порядке с соблюдением наших рекомендаций.
  2. Отразите в учёте выручку и входной НДС на день подписания акта.
  3. Отразите в учёте направление претензии.
  4. Взыщите задолженность в судебном порядке.
  5. Отразите в учёте на дату вступления в законную силу решения суда корректировочные счета-фактуры и акт, если суд изменит стоимость работ.
Заказчик не согласен с объёмом или качеством работ
  1. Отразите в учёте направление претензии.
  2. Определите в суде реальные объём и стоимость работ.
  3. Отразите в учёте выручку на день фактического получения денег.
  1. Отразите в учёте направление претензии.
  2. Определите в суде реальные объём и стоимость работ.
  3. Отразите в учёте выручку и входной НДС на дату вступления в законную силу решения судат.

Каждому, кто оказывает услуги или выполняет работы, нужно взять за правило любые договоренности с клиентами или заказчиками закреплять только на бумаге. Рекомендуем даже переговоры вести письменно.

Например, вы пришли к соглашению по результатам встречи в офисе — напишите партнёру по электронной почте короткое письмо-резюме, где изложите условия сотрудничества и попросите подтвердить, правильно ли вы все поняли, а лучше составьте протокол проведения переговоров и попросите его подписать.

Всегда составляйте и подписывайте договор. В процессе работы объём и состав работ может меняться. Всегда составляйте дополнительное соглашение, в котором фиксируйте новые условия или объекты. 

Если в итоге заказчик окажется недобросовестным, вы сможете доказать стоимость, объём и условия сотрудничества.

Подготовила Елизавета Кобрина, редактор-эксперт

Источник: https://kontur.ru/articles/5904

Порядок и нюансы возврата денежных средств за неоказанные услуги

Договор не возвращен

В жизни могут возникнуть разные ситуации, в том числе когда приходится отказываться от оплаченной услуги по каким-то личным причинам или когда недобросовестным исполнителем услуга не оказана, поэтому в данной ситуации возникает вопрос, надо ли платить такому исполнителю и как вернуть задаток или полностью оплаченную сумму. Не всегда конфликт получается решить мирным путем и чаще всего заказчику приходится обращаться в суд.

Процесс возврата денег за неоказанную услугу регулируется сразу несколькими статьями Закона №2300-1: 29, 30, 31 и 32 и их следует тщательно изучить, прежде чем начинать требовать деньги назад.

Оказываем юридическую помощь. Звоните

Источник: https://pravovoi.center/zpp/uslugi/nekachestvennye/vozvrat-deneg-za-neokazannye.html

За 3 шага решаем проблему с невозвратом первичных документов

Договор не возвращен

Кажется, что вернуть 100% первичных документов в бухгалтерию невозможно – ведь у контрагентов достаточно поводов их не возвращать.

Надо разобраться в причинах

Самая распространенная причина – партнер не заинтересован в том, чтобы потратить свое время и силы на отправку документов, ведь товар или услуги он уже получил. Тем более, что возврат документов может быть связан с затратами, если придется оплачивать заказное письмо или услуги курьера.

Кроме того, некоторые контрагенты не подписывают документы с очень дальновидным расчетом – чтобы потом по этим документам не платить.

Однако для бухгалтера существуют контрмеры на каждое возражение контрагента. И если ваша задача – обеспечить 100% возврат документов в бухгалтерию, то решение у вас сейчас будет.

Шаг 1. Проводим профилактику

Самая надежный и проверенный временем способ обеспечить себе возврат документов от контрагентов – это прописывать в договоре условия по возврату документов. Ваш покупатель или поставщик должен нести ответственность, если не вернул документы в указанный срок.

Пример условий по обмену документов, вписанных в договор

Скачать текст условий

В соглашении следует прописать, за чей счет пересылаются документы, если контрагент находится в другом городе.

Если вы сотрудничаете регулярно или долгосрочно, то в договорах с этим контрагентах стоит закрепить условие, что по итогам месяца организации будут присылать друг другу список полученных и отправленных бумаг. Так у вас получится проверить, какие документы затерялись и не дошли до получателя.

Если договор уже заключен, можно составить дополнительное соглашение к нему. Ссылаясь на пункт о возврате, можно составлять официальные письма с требованием вернуть документы. И если дело дойдет до суда (причем не с контрагентом, а с ФНС, которая попытается вас оштрафовать за отсутствующие документы), вы будете юридически защищены.

Однако договор вас не спасет, если вы сами не будете контролировать, какие из документов вы уже получили, а какие еще следует запросить. И если в вашей компании документооборот выходит за пределы 5000 документов в месяц, то «вручную», просто по памяти, их уже не отследишь. Для решения этой задачи нужно установить стандарт контроля возврата документов.

Шаг 2. Вводим стандарт контроля возврата документов

Со стандартом у бухгалтерии будет наглядно представлена вся цепочка документооборота в компании: с кем подписан договор, кто из менеджеров отвечает за сделку и документы по ней, какие документы ушли к контрагенту, какие вернулись, а какие застряли на одном из этапов.

Соответственно, раз в месяц будет достаточно выгружать реестр по всем документам, которые не дошли до бухгалтерии, и запрашивать их. Это гораздо эффективнее, чем следить за каждой сделкой, и безопаснее, чем собирать документы к каждому запросу налоговой (их можно просто не найти и в итоге платить штраф и/или лишиться вычета).

Как работает стандарт контроля возврата документов

Подходит для входящих и исходящих документов.

Исходящие: при печати из базы «1С» на документ наносится штрихкод. При возврате документ распознается по этому штрихкоду и прикрепляется к карточке документа в базе «1С». Документы, оригиналы которых не вернулись, видны в базе.

Входящие: документ от контрагента распознается по ключевым реквизитам. Скан-копия прикрепляется к карточке документа в базе «1С».

Также сканы документов автоматически проверяются на наличие подписей и печатей: благодаря программе можно мгновенно оценить, как процент документов у вас уже в архиве, а сколько из них требуют вашего пристального внимания.

о том, как это работает

Шаг 3. Принимаем меры по возврату

Когда вы выяснили, каких именно документов не хватает, их нужно запросить. Законных рычагов по привлечению контрагентов к ответственности за невозвращенные документы нет, но можно как минимум снять эту ответственность со своей организации.

Во-первых, устанавливаем систему напоминаний. Это должно быть плановой работой того сотрудника, который контролирует полноту возврата документов в бухгалтерии.

Допустим, раз в месяц этот сотрудник связывается с менеджерами, ответственными за сделки и документы по ним, затем пишет или звонит контрагентам, от которых не вернулись документы.

Звонок может воздействовать более эффективно на эмоциональном плане, но письмо играет здесь другую роль: его можно предъявить налоговой, когда инспектор спросит, что с вашими документами.

Если вы уже используете стандарт контроля возврата документов, работа ответственного сотрудника упрощается: в срок выгружает реестр по всем отсутствующим документам с отметками по менеджерам, рассылается сотрудникам, те собирают документы и сдают их в бухгалтерию.

Когда очевидно, что контрагент экономит на пересылке документов, можно самостоятельно отправить к нему курьера или прислать ему оплаченный конверт сразу с заполненным обратным адресом. Чем меньше контрагенту нужно будет сделать для того, чтобы вы получили свои документы, тем больше шансов, что он решит вашу задачу.

Во-вторых, пишем официальный запрос. Письмо на возврат документов составляется в произвольной форме, однако важно указать реквизиты документа, который был передан, а также заявить о необходимости его вернуть. Если обязанность по возврату документов была прописана в договоре, то приводим в письме ссылку на соответствующий пункт договора.

Письмо может быть передано лично, отправлено почтой или по ТКС. Для подстраховки стоит подтвердить факт направления письма контрагенту – это может помочь избежать штрафа за отсутствие документа или хотя бы его снизить.

Скачать образец

Зачем нужна комиссия?

Эти три шага решают основную задачу по контролю возврата документов: вернуть все документы в бухгалтерию и не переживать о проверках.

Даже если сейчас у вас не налажена работа по возврату первички, последовательность шагов выше принесет результат уже через 2-3 месяца: за этот срок, работая подобным образом, наша собственная бухгалтерия подняла процент возврата документов от 50 до 98%.

Как в этом помог стандарт контроля возврата документов, сотрудники моей компании могут рассказать на персональной демонстрации решения.

Заказать демонстрацию

Источник: https://zen.yandex.ru/media/progressivbuh/za-3-shaga-reshaem-problemu-s-nevozvratom-pervichnyh-dokumentov-5f2f102155628e0ccfb4ece7

Контрагент не возвращает документы – что делать?

Договор не возвращен

Контрагенты часто не возвращают подписанные со своей стороны документы. Причины разные: забыли, потеряли, не желают тратиться на пересылку.

Но такая забывчивость и безответственность контрагента опасна спорами при проверке и доначислениями по налогам.
В статье мы подскажем, какие меры предпринять, если партнеры постоянно задерживают документы.

Возьмите на заметку эти советы и используйте те, которые вам подходят.

Как ускорить возврат подписанных документов от партнера

1. Начинаем с себя:

  • назначаем ответственных лиц за возврат документов;
  • устанавливаем конкретные сроки по их возврату.

Совет: распределение данных функции между различными подразделениями и сотрудниками лучше всего прописать в регламентах, положениях об отделах и других документах, а также прописать в локальных нормативных правовых актах.

Возможно, вам также будет полезно: “Бесплатные шаблоны локальных нормативных актов”

2. На стадии заключения договора пропишите в нем, как вы будете обмениваться с контрагентом документами, а именно:

  • какими способами вы и ваш партнер будете обмениваться документами;
  • за чей счет будет происходить пересылка.

А если вы уже работаете с контрагентом, но документы от него получаете с опозданием, рекомендуем закрепить вышеуказанные условия в дополнительном соглашении к уже действующему договору.

Например, можно использовать следующие формулировки:

Стороны признают юридическую силу документов, исходящих от Стороны 1 по электронной почте: 111@site.by, от Стороны 2: 222@ site.by.

Стороны обязуются обеспечить доступ к адресам электронной почты, указанным в настоящем пункте, только лицам, уполномоченным принимать решения по настоящему Договору.

Документы-оригиналы, переданные на подпись другой Стороне, должны быть возращены не позднее 10 (десяти) календарных дней с момента получения.

или

Стороны признают подлинность настоящего договора и документов, составленных во исполнение договора, подписанных Сторонами и переданных посредством электронной и факсимильной связи, позволяющих достоверно установить, что документ исходит от Стороны по настоящему договору. Сторона, передавшая документы, обязана представить оригиналы документов другой Стороне в течение 10 (десяти) календарных дней с момента их отправки.

Прописать в договоре (дополнительном соглашении) отправку документов заказным письмом с уведомлением о вручении или экспресс-почтой (т.е. более дорогими способами), возможно только, если контрагент согласен прописать такое условие в договоре.

3. Попросите у партнера отсканированные копии документов.
Для начала можно связаться с партнером и выяснить, в чем причина задержки. Возможно, документы не подписаны, потому что товар все еще в пути или директор партнера в командировке и нет другого уполномоченного лица.

Отсканированные копии документов помогут вам убедиться, что партнер согласился с данными в первичных учетных документах или подписал договор без протокола разногласий.

4. Напишите письмо на имя директора компании-контрагента, в котором просите (требуете) предоставить оригиналы документов.
Разговор с сотрудниками контрагента не всегда результативен. Если документов долгое время нет, а сотрудники не могут дать никакой конкретной информации, имеет смысл обратиться напрямую к руководителю.

В письме потребуйте предоставить документы в ближайшее время. Или попросите директора вашей компании помочь. Письмо от его имени или звонок по телефону могут ускорить их получение.

5. В крайнем случае, можно заполнить документы за вашего партнера и дать ему на подпись при встрече.

6. На стадии заключения договора или в уже действующем договоре стороны вправе предусмотреть штрафные санкции за несвоевременный возврат документов.
Например, за несвоевременную передачу Стороне 1 документов, Сторона 2 уплачивает штраф в размере 10 базовых величин. Для определения размера штрафа применяется размер базовой величины, установленный на день его уплаты.

Почему это важно

Во-первых, за приобретение/хранение/реализацию (и т.д.

) товаров и оказание услуг без соответствующих документов, а также если эти документы не соответствуют действительности, организации или предпринимателю грозит штраф до 50 БВ величин с конфискацией товаров, выручки, полученной от реализации товаров, выполнения работ, оказания услуг, или без конфискации (ч.4. ст. 12.17. КоАП РБ).

Во-вторых, существует вероятность, что контрагент не согласился с результатами работ, услуг или отказался от каких-нибудь товаров. Вы узнаете об этом, только когда все-таки получите документы. А если вы уже отразили операции в учете, не дожидаясь их, то придется корректировать и выручку, и сумму налогов.

В-третьих, взыскать основной долг и штрафные санкции без необходимых документов может быть затруднительным.

Если у Вас нет договора или он не подписан, основной долг можно взыскать на основании других документов, в которых указаны все существенные условия договора, такие как ТТН или акт выполненных работ (оказанных услуг), а вот штрафные санкции в полном объеме взыскать не получится – подлежат взысканию только проценты за пользование чужими денежными средствами, но не пеня.

Еще несколько советов

1. Что делать если утрачен договор или первичный учетный документ?
Воспользуйтесь заверенной копией.

В случае утраты документа, составленного на бумажном носителе, законодатель предусмотрел возможность использовать копию данного документа, заверенную в соответствии с требованиями законодательства, и соответственно отражать хозяйственную операцию на основании данной копии (п.

64 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной Постановлением Министерства Юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4,).

2. Если ваш партнер повел себя недобросовестно и нарушил договоренности по оплате, ему выгодно затягивать с предоставлением бухгалтерских документов и других подтверждений сделки.

Как обратиться с исковым заявлением в суд, если затягивать нельзя?
Подать иск можно даже, если не хватает необходимых документов. Подготовьте те документы, которые есть. Экономический суд вынесет определение об оставлении искового заявления без движения и укажет на недостатки заявления. В соответствии со ст.

162 Хозяйственного процессуального кодекса Республики Беларусь у вас будет на устранение причин не более пятнадцати дней. Это фактически позволит продлить срок подачи иска, и вы получите время на подготовку недостающих документов.

В случае, если причины, послужившие основанием для оставления искового заявления без движения, будут устранены в установленный срок, заявление считается поданным в день его первоначального поступления в суд и принимается к производству судом.

Возможно, вам также будет интересно: “Как взыскать дебиторскую задолженность”

3. Ваш партнер реорганизуется или ликвидируется – не страшно. Если вы утеряли документы, можно обратиться к правопреемнику или ликвидатору.
А вот после ликвидации получить заверенные копии документов не получится:

  • после ликвидации вашего партнера его печать подлежит уничтожению;
  • в архив сдаются документы постоянного хранения и документы по личному составу, к которым ни первичные учетные документы, ни договора по хозяйственной деятельности не относятся.

P. S. Остались вопросы? Позвоните нам по телефону +375 29 622-31-29 и задайте их нашим специалистам. 

Источник: https://buhuchet.by/articles/kontragent-ne-vozvrashhaet-dokumenty-chto-delat.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.